مهم ترین جنبه های یک فرآیند استخدام از نظر متخصصان در شرکت های بین المللی

1397/09/21 12:15 PM - 10 ماه قبل


در حال حاضر اکثر شرکت ها از اهمیت یک فرآیند قوی استخدام باخبر هستند. هیچکس اولین فردی که می بیند را دیگر استخدام نمی کند، چون این شیوه جوابگو نیست. با این وجود این سوال مطرح می شود: آیا یک بخشی از فرآیند استخدام وجود دارد که در مقایسه با دیگران مهم تر محسوب شود؟ تمامی بخش ها مهم هستند، ولی یقیناً بعضی اهمیت بیشتری دارند، درست است؟ آیا مصاحبه به نسبت مرور رزومه شغلی مهم تر است؟ اهمیت تحلیل شغلی چقدر است؟ ما در سامانه مدیریت استعداد نوتریکا در ایران برای اولین بار به سازمان ها دسترسی در استفاده از آزمون های معتبر همراه با دیکشنری صفات و شایستگیهایی را فرآهم آورده ایم که با آن بتوانند تناسب شغل با شاغل را بسنجند. در ذیل به مقاله ای انگلیسی قرار داده شده است که در آن با افرادی که درگیر پروسه جذب و استخدام هستند را ترجمه کرده ایم که نظرات آن ها را در رابطه با فرآیند جذب و استخدام بدانید:

ما تصمیم گرفتیم در این زمینه نظر متخصصان را بررسی کنیم، افرادی که به سازمان ها هر روز به استخدام کارمندان بهتر کمک می کنند و از آن ها پرسیده شده به نظر آن ها مهم ترین جنبه هر فرآیند انتخاب کارمند چه چیزی است؟ بعضی از پاسخ ها واقعاً جالب بودند. در ادامه مطلب این پاسخ ها را با هم می خوانیم.

  • سازگاری با قوانین کار

متخصص: داگ ولف – مدیر ارشد اجرایی

ساده و بی ریا، مهم ترین جنبه هر سیستم استخدامی این است که این روش با قوانین کار سازگاری داشته باشد. یعنی استفاده از هر شیوه گزینش نیرویی که تاثیر مخربی بر استخدام، ترفیع، یا دیگر فرصت های عضویت یا استخدام اعضاء از هرگونه نژاد، جنسیت، گروه قومیتی دارد تبعیض آمیز و ناسازگار با این قوانین محسوب می شود، مگر این که شیوه استخدامی موردنظر در توافق با این قوانین معتبرسازی شده باشد. چیزی که بسیاری از افراد متوجه آن نمی شوند این است که هر روشی که منجر به تصمیم استخدام شود یک شیوه گزینش نیروی کار محسوب می شود. یعنی آزمون ها، مصاحبه ها و بررسی سوابق چه برای کارمندان استخدامی جدیدی، ترفیعات شغلی، انتقال های شغلی و غیره انجام شود، همگی جزو روش های استخدام به شمار می روند. آن ها باید معتبر و مرتبط با شغل باشند. در غیر این صورت شما گرفتار مسائل حقوقی استخدام می شوید.

  • به دست آوردن حمایت از سوی مدیران اصلی شرکت

متخصص: آلیسا پار - مشاور

یک بخش مهم از فرآیند استخدام به دست آوردن حمایت از سوی رهبران و سهام داران اصلی شرکت قبل از اجرای فرآیند یا ابزار جدید استخدام است. این مرحله اغلب اوقات نادیده گرفته می شود، ولی به نظر من برای کسب اطمینان از اجرای روان و بی نقص آن بسیار مهم است. به دست آوردن حمایت می تواند به چندین شکل مختلف صورت گیرد از جمله جلسات در شهرداری، روابط سلسله مراتبی، گفتگوهای فردی و به ترتیب موارد دیگر.

گرچه، چیزی که مهم است فراهم سازی اطلاعات برای آن ها در مورد تغییر است و این که به آن ها اجازه فرصت برای پرسیدن سوال را بدهید. به خصوص، این پیام باید اهداف فرآیند انتخاب کارمند را در بر گیرد. دلیل ایجاد این تغییر در فرآیند استخدام چیست؟ چطور با استراتژی کسب و کار شرکت همسو می شود؟ علاوه بر این، اطلاعاتی در اختیار آن ها در مورد ابزارها و هرگونه اطلاعات برگشت سرمایه قرار دهید که ممکن است برای مخاطب جالب به نظر آید. در نهایت به آن ها اجازه دهید نظر خود را در این فرآیند بیان کنند. به آن ها اجازه پرسیدن سوال و ارائه بازخورد در مورد این تغییر را بدهید. این مرحله ساده برای شنیدن نظرات می تواند باعث طی کردن مسیر طولانی به سمت پذیرش تغییرات شود.

  • عجله نکنید!

متخصص: ویکی مارلان – دستیار مشاور

فرآیند استخدام هر سازمانی متفاوت است، بنابراین سخت می توان گفت یک مرحله از دیگر مراحل مهم تر است. بنابراین به نظر من، مهم ترین بخش استخدام مرحله ای مانند مصاحبه یا یک آزمون نیست بلکه در عوض، جنبه ملموس تر فرآیند انتخاب کارمند است که برای هر مدیر استخدامی کاربردی است یعنی عدم شتاب زدگی در این فرآیند.

یقیناً گفتن آن به نسبت انجام دادنش ساده تر است. قابل درک است که سازمان ها تا جای ممکن به دنبال افزایش سرعت فرآیند استخدام هستند، از این نظر که اغلب اوقات فشارهای خارجی از سوی سرپرستان یا مدیران اعمال می شود چون باید کار به نحوی به پایان برسد. منطقی است که هرچه سریع تر استخدام انجام شود، زودتر افراد در سر وظیفه شغلی یا محل کار خود قرار داده می شوند. ولی، مسائل زیادی می توانند به دنبال افزایش سرعت فرآیند انتخاب کارمند به مشکل برخورند از خروج کارمندان از شرکت و غیبت از کار گرفته تا سوانح مرتبط شغلی.

به عنوان مثال، حذف مرحله آزمون و انتخاب اولین کاندیدایی که به علت نیاز مبرم با او مصاحبه شده است، می تواند منجر به استخدام کارمندی شود که با خطر ایمنی بالایی همراه است که امکان شناسایی این کاندیدا با ابزار گزینشی مانند SecureFit وجود داشت. زمانی که مدیران استخدام شتاب زده عمل می کنند، آن ها اغلب اوقات اطلاعات مهم را نادیده می گیرند. اگر نیازهای استخدامی یک سازمان پیش از به جریان افتادن موج استخدام به واسطه ساده سازی فرآیند جذب نیرو تعیین شود، زمان استخدام را می توان بدون عجله کردن در استخدام و قربانی کردن کیفیت کاندیداها کوتاه کرد.  

  • تمامی مراحل مهم هستند

متخصص: مت اٌ کانل. هم بنیان گذار و نایب رئیس اجرایی

در واقع، این سوال کمی گول زننده است چون تمامی بخش های فرآیند استخدام مهم هستند ولی به دلایلی متفاوت. بسیار شبیه به بازی گلف است. هر چوب گلفی که در هوا تکان دهید یک ضربه حساب می شود حتی اگر ضربه از داخل محل شروع بازی (تی باکس) باعث شود توپ مسیری 228 متری و یا تنها مسیری در حد 1 متر به سمت حفره را طی کند. در هر مرحله از فرآیند انتخاب کارمند ، شما به دو طریق صحیح و به دو طریق اشتباه عمل می کنید.  

کار شما درست است اگر یک کاندیدای خوب را استخدام کنید و هم چنین درست است اگر کاندیدایی که تناسب ضعیفی با شرکت شما و محیط آن دارد را رد کنید. شما اگر یک کاندیدای خوب را رد یا یک کاندیدای بد را قبول کنید، درست عمل نکرده اید. شما همیشه به چند کاندیدا اجازه می دهید از ابتدای قیف استخدام رد شوند و سعی می کنید این تعداد را در حد قابل مدیریتی نگه دارید، در حالی که در مراحل بعدی شما بهترین کاندیداها را از نظر تناسب با موقعیت شغلی شناسایی می کنید. شما باید در تمامی مراحل دقیق عمل کنید. اگر کاندیداهای خوب بسیار زیادی را در اوایل فرآیند انتخاب کارمند رد کنید، بعدا تعداد زیادی کاندیدای با کیفیت برای انتخاب ندارید و شانس شما برای استخدام بهترین فرد کاهش می یابد. ولی اگر موارد ناشایست را در مراحل اولیه رد کنید، احتمال این که به مراحل بعدی فرآیند راه پیدا کنند، وجود دارد. درست مانند گلف، هر مرحله در فرآیند استخدام به یک شکل مهم است.

  • تناسب

متخصص: Alli Tenbrick، مشاور تحقیقاتی

مهم ترین بخش فرآیند استخدام تناسب کاندیدا است. این قضیه شامل تناسب بین کاندیدا و شغل و هم چنین بین کاندیدا و سازمان می شود. اگر نوعی عدم تناسب بین کاندیدا و شغل یا سازمان وجود داشته باشد، احتمالا سازمان از این قضیه رنج می برد. به عنوان مثال، اگر یک کاندیدا برای شغلی انتخاب شود که تناسبی با آن ندارد، احتمالا در مقایسه با افراد دیگری که تناسب خوبی به شمار می روند عملکرد شغلی ضعیف تری از خود نشان می دهند که منجر به بهره وری و سود دهی کمتر شرکت می شود.

به همین شکل، اگر افرادی به درون سازمان راه پیدا کنند که فرهنگ خاصی دارند که افراد آن را نمی پسندند یا از آن پشتیبانی نمی کنند، آن ها احتمالا از عدم رضایت و تعهد پایین سازمانی رنج خواهند برد. کارمندان جدید ممکن است عدم رضایت خود را با مرتکب شدن رفتار کاری مخالف بهره وری نشان دهند که به سازمان آسیب می رساند یا آن ها ممکن است به نقطه ای برسند که دیگر درکی از ماندن در سازمان ندارند به دنبال آن تصمیم به خروج از شرکت می گیرند. خروج از شرکت به خودی خود هزینه زیادی برای سازمان ها در پی دارد.

در نتیجه، سازمان ها باید با انجام آزمون هایی که دقیق و خاص سازمان و شغل مورد نظر هستند سعی کنند تناسب بالقوه (یا عدم تناسب) یک کاندیدا با سازمان و شغل را بسنجند. به عنوان مثال، اگر یک سازمان قصد استخدام فردی را برای شغل فروشندگی دارد، آن ها یقینا فردی را می خواهند که به خوبی بتواند افراد را متقاعد به خرید کند. اغلب اوقات فروشنده خوب فردی با انگیزه، برونگرا است که از پس زده شدن نمی ترسد. یک داوطلب شغلی خجالتی، ساکت و کمرو بعید است تناسب خوبی با این نوع موقعیت شغلی داشته باشد. 

اگر آزمونی که از افراد گرفته می شود ویژگی های شخصیتی مطلوب برای شغل را بسنجد، این کاندیدای به خصوص از صافی استخدام رد نمی شود و از عواقب منفی مرتبط با استخدام فرد دارای عدم تناسب که در بالا اشاره شد، جلوگیری خواهد شد. همین قضیه در مورد ارزیابی تناسب با فرهنگ شرکتی صدق پیدا می کند. سازمان (به همراه روانشناسان آموزش دیده سازمانی صنعتی) می توانند شایستگی هایی را مشخص کنند که باعث می شوند یک فرد مناسب فرهنگ سازمانی آن ها به شمار رود و آزمونی را اجرا کنند که این شایستگی ها را در قالب روشی برای حذف کاندیداهایی که در این نوع محیط شرکتی موفق نمی شوند بسنجد. 

جنبه اخلاقی داستان این است که سازمان ها اگر به اندازه کافی برای استخدام کارمندانی که تناسب با فرهنگ شرکت و شغل مورد نظر دارند، تلاش کنند از عواقب منفی متعددی جلوگیری می شود.

  • تجربه کاندیدا

متخصص: سرنا چانگ – مشاور تحقیقاتی

به نظر من برای کاندیداها مهم است که در تمامی مراحل فرآیند استخدام یک تجربه مثبت داشته باشند. ابتدا و مهم تر از همه، فراموش نکنیم که استخدام یک خیابان دو طرفه است. سازمان ها گزینه حذف کاندیداهای شغلی را دارند در حالی که کاندیداهای شغلی نیز می توانند حذف خودشان را از فرآیند انتخاب کارمند انتخاب کنند و احتمال دارد این قضیه رخ دهد اگر کاندیداها تجربه خوشایندی با فرآیند استخدام نداشته باشند و علاقه خود را نسبت به موقعیت شغلی یا سازمان از دست بدهند. اغلب اوقات، این کاندیداها احتمالا افرادی با عملکرد بالا هستند که یقینا شما نمی خواهید آن ها را به رقبای خود ببازید.

حتی جنبه بدتر ماجرا این است که تجربه بد یک کاندیدا ممکن است باعث بدگویی او از سازمان شود. این قضیه بر روی شهرت سازمان تاثیر گذاشته و حتی جلوی دوستان او را در ارائه درخواست شغلی به همان سازمان می گیرد. تبلیغات شفاهی می توانند بسیار متقاعدکننده باشند. ثانیا، تحقیقات نشان می دهند که کاندیداهایی که تجربه منفی نسبت به فرآیند انتخاب کارمند دارند احتمالا یک شکایت حقوقی را آغاز می کنند. هم چنین، برای بسیاری از شرکت ها مانند فروشگاه های خرده فروشی، کاندیداهای شغلی هم چنین مشتریان احتمالی آن ها هستند. در این خصوص، واکنش منفی در قبال فرآیند استخدام می تواند بر روی رضایت مشتری اثر منفی بگذارد.

کارهای زیادی می توان در جهت بهبود تجربه کاندیدا انجام داد. به عنوان مثال استفاده از یک آزمون استخدامی با انواع سوالات مختلف به نسبت یک تست شخصیتی دو ساعته که از آزمون دهندگان می خواهد صدها سوال را رتبه بندی کنند، مطلوب تر است. با پیشرفت های صورت گرفته در زمینه فناوری، عناصر شبیه سازی و بازی آفرینی را می توان به شکل یک آزمون در آورد تا یک تجربه ارزشیابی درگیرکننده تر و تعاملی تر شکل گیرد. اضافه کردن آموزش ها، آیتم های عملی و بازخورد آنی (مانند نوار پیشرفت) می تواند باعث راهنمایی بهتر کاندیداها در طول فرآیند آزمون بدون شکل گیری احساس سردرگمی و خشم شود. حال که دستگاه های موبایل همه گیر شده اند، توسعه آزمون هایی که بر روی دستگاه های مختلف قابل اجرا باشند برای مساعدت با آزمون دهندگان با دستگاه موبایل امری الزامی است. به عنوان مثال، دکمه های رادیویی به خوبی در کامپیوترها کار می کنند ولی در گوشی های هوشمند که صفحه نمایش اندازه کوچکتری دارند، این چنین نیست. در عوض، استفاده از اسلایدرها از نظر صفحات لمسی کاربرپسندتر است. در پایان باید گفت که کاندیداهای راضی کلید موفقیت در یک فرآیند استخدام به شمار می روند.

  • آگاهی از شغل

متخصص: Mavis Kung – مدیر تحقیق و توسعه

به نظر من، مهم ترین بخش یک فرآیند استخدام آگاهی از خود شغل است. بدون دانش در مورد شغل مورد نظر، سخت بتوان فرآیند استخدامی ایجاد کرد که کاندیداهای "مناسب" را انتخاب کند که در موقعیت های شغلی مورد نظر عملکرد خوبی از خود نشان دهند. شما به دنبال استفاده از استانداردهای مشابه در استخدام یک مهندس، یک پرستار، یک کارگر ساخت و ساز یا یک مدیر فروشگاه نیستید. اگر عنوان شغلی مشابه است، مهارت ها، توانمندی ها، سطح دانش و شایستگی های مورد نیاز باز هم ممکن است با هم فرق کنند. این طور تصور کنید که بهترین کاندیدا برای مراقبت از یک کودک 7 ساله الزاما بهترین کاندیدا برای مراقبت از یک نوزاد تازه متولد شده نیست.

بنابراین چطور شما شغلی که برای آن کاندیداها را استخدام می کنید، می شناسید؟ اگر یک موقعیت شغلی است که از قبل وجود دارد، اطلاعاتی را با صحبت و ارزشیابی متصدیان شغل و سرپرستان به دست آورید تا شغل را درک کنید. اگر یک موقعیت شغلی جدید است، با سهام داران کلیدی و مدیران اصلی شرکت وارد صحبت شوید. اگر منابع اطلاعاتی محدود است و جلوی شما را در انجام یک تحلیل شغلی کامل می گیرد، حداقل از منابع آنلاین استفاده کنید تا با شغل های مشابه آشنا شوید و برطبق آن یک فرآیند انتخاب کارمند موثر شکل دهید.

  • تناسب کاندیدا

متخصص: مگان وای – دستیار مشاور

در زمان اندیشیدن به فرآیند استخدام، مراحل بسیار مهمی به چشم می خورد. یک چیزی که نباید نادیده گرفته شود این قضیه است که آیا کاندیدا با سازمان و موقعیت شغلی تناسب خوبی دارد یا خیر. زمان ارزیابی یک کاندیدا، از مهارت ها و شایستگی های مناسب او مطمئن خواهید شد. بررسی رزومه شغلی و مصاحبه با آن ها راه خوبی برای کسب این اطمینان است. در طول مصاحبه، مطمئن شوید که از علایق آن ها و مواردی که دوست ندارند با خبر شوید و این که در یک موقعیت شغلی به دنبال چه چیزی هستند. اگر علایق آن ها همسو با چیزی که موقعیت شغلی ارائه می دهد نیست، در نهایت ممکن است در آن ها حس عدم رضایت از شغلشان شکل گیرد.

من هر مدیر استخدامی را تشویق می کنم که به مباحثی فراتر از تجربه و سطح تحصیلات نگاه کنند و مطمئن شوند که یک کاندیدا از شغلی که دارد راضی است. برای این منظور باید قبل از تصمیم گیری در مورد استخدام نوع محیطی که آن ها از کار در آن لذت می برند، چه فرصت هایی را برای پیشرفت می توانند دنبال کننند و چه نوع شیوه رهبری را ترجیح می دهند بررسی شود. کاندیدایی که از وظایف و مسئولیت های شغلی و هم چنین سازمان خود به طور کلی لذت می برد به احتمال زیاد یک کارمند راضی خواهد بود.

  • عدم تناقض

 متخصص – امی لارنس – مدیر توسعه محصول

تمامی سازمان ها حجم یا منابع لازم برای تضمین یک فرآیند انتخاب کارمند کاملا جامع را ندارند ولی هرچیزی که برای تصمیم گیری در زمینه استخدام استفاده می شود باید عنصر عدم تناقض (و مرتبط با شغل) را داشته باشد. عدم تناقض این اطمینان را به وجود می آورد که با تمامی کاندیداها به یک شکل رفتار می شود و هم چنین اطلاعات برابر و قابل مقایسه ای از هر کاندیدا در اختیار مدیران استخدام قرار می دهد.

حتی اگر یک فرآیند استخدام تنها شامل پروسه مصاحبه باشد، استفاده از یک مجموعه سوال مشابه و خواستن از هر کاندیدا که در مورد شایستگی های مشابهی صحبت کند باعث آسان سازی تصمیمات استخدام می شود. علاوه بر این، سازمان ها اگر استثنائی قائل شوند یا نتوانند جنبه سیستماتیک و عدم تناقض فرآیند استخدام خود را نشان دهند، در معرض شکایت های حقوقی قرار می گیرند. جدا از عدم تناقض مراحل فرآیند انتخاب کارمند باید مرتبط با شغل باشند. فوق العاده مهم است که تصمیمات استخدام با استفاده از اطلاعات مرتبط با شغل گرفته شوند.

  • دفاع پذیری حقوقی

متخصص: لیندی بروک - مشاور

به نظر من، مهم ترین بخش فرآیند استخدام پیروی از فرآیندی است که از نظر حقوقی دفاع پذیر است. زمانی که از فرآیند استخدامی پیروی می شود که از نظر حقوقی دفاع پذیر است، شما شرکت خود را از میلیون ها تومان هزینه های حقوقی و شکایت نجات می دهد. عدم پیروی از چنین فرآیندی می تواند علاوه بر هزینه های نام برده شده بر روی شهرت شرکت و رضایت کارمندان نیز تاثیر بگذارد.

دو عامل مهمی که در یک فرآیند انتخاب کارمند از نظر حقوقی دفاع پذیر قرار می گیرند شامل 1) عدم تناقض و 2) ارتباط شغلی می شوند. عدم تناقض کلید حفظ یک فرآیند استخدام از نظر حقوقی دفاع پذیر است. با تمامی کاندیداها باید در طول فرآیند انتخاب کارمند به یک شکل رفتار و آن ها در این مراحل به جلو هدایت شوند. بنابراین، اگر فرآیند فعلی استخدام شما از یک مرحله درخواست شغل، آزمون و مصاحبه تشکیل شده باشد باید در کل مسیر استخدام برای تمامی کاندیداهای مشروع به همین شکل باقی بماند. ارتباط شغلی به همان میزان عدم تناقض در بحث نظر حقوقی دفاع پذیری یک فرآیند انتخاب کارمند مهم است. اگر شما از ابزار و شیوه های گزینش نیروی کاری استفاده می کنید که مرتبط با شایستگی ها، مهارت ها و ویژگی های شخصیتی مورد نیاز برای شغل نیستند، شما شرکت خود را در معرض شکایت حقوقی قرار می دهند. به عنوان مثال، اگر کاندیدا نیازی نیست که در شغل خود از قابلیت هایش در زمینه ریاضی استفاده کند، از آزمونی که مهارت های او در این رشته را می سنجد نباید استفاده کنید.


شخصیت شناسی شرح شغل مصاحبه و استخدام سامانه مدیریت استعداد نوتریکا مدیریت استعداد منابع انسانی


برای ثبت نظر بایستی ابتدا وارد شوید.